Rautavaaran kunnan laaja ICT-kokonaisuus ulkoistettiin tehokkaasti nopealla aikataululla.
Keväällä 2023 Rautavaaran kunta oli uudenlaisen muutoksen edessä, kun päätös koko kunnan ICT-palveluiden ulkoistamisesta tuli ajankohtaiseksi. Tähän saakka ICT-kokonaisuus oli ollut kunnan oman asiantuntijan alla, joka oli jäämässä eläkkeelle, joten laaja kokonaisuus tuli siirtää jouhevasti uudelle palveluntarjoajalle. Edellisen kerran ulkoistusta oli pohdittu vuonna 2019, jolloin oli toteutettu myös kartoitusta potentiaalisista toimijoista. Tuolloin päädyttiin kuitenkin vielä pitämään käytössä kunnan oma ICT-osaaja. Kun tiedettiin, että kunnan oman työntekijä jäisi pian eläkkeelle, tuli jälleen ajankohtaiseksi tarkastella uusia vaihtoehtoja kunnan palveluiden järjestämiseksi.
”Vuonna 2019 toteutetun uuden yhteistyökumppanin kartoituksen yhteydessä Savon ICT-palveluiden nimi ja palvelut olivat tulleet esille. Meillä oli hyvä tietoisuus heidän toimintatavastaan, joten otimme yhteyttä ja kerroimme tilanteestamme”, avaa Rautavaaran kunnan hallintojohtaja Jenna Ahonen.
Savon ICT-palveluiden toiminta, aikataulu ja palvelut vakuuttivat, ja yritys valikoitui kunnan uudeksi ICT-palveluiden tuottajaksi. Siirtymäprosessi käynnistettiin toukokuun loppupuolella alkukartoituksella, jossa analysoitiin kunnan tarpeet, käytiin läpi nykyiset palvelut sekä koko palvelukokonaisuuden siirtymisen prosessi. Kesälomakauden lähestyminen ja avainhenkilön eläkkeelle siirtyminen asettivat projektille omat aikataululliset haasteensa.
Rautavaaran kunta, Kiparin alue
”Koko palveluiden siirtäminen tapahtui ihailtavan nopeasti. Pian aloituskokouksen jälkeen Savon ICT-palvelut saivat käsityksen tilanteestamme ja heiltä tuli realistinen aikatauluehdotus. Kun otetaan huomioon käytännön prosessi, useat eri päätöksiä tekevät tahot ja yleinen byrokratia, niin harvoin näin nopeasti on saatu edistettyä asioita”, iloitsee Ahonen.
Projekti saatiin maaliin noin kuukaudessa, ja juuri sopivasti ennen kesälomakausia. Oli tärkeää, että ennen heinäkuuta kunnalla oli käytössä myös Savon ICT-palveluiden tukipalvelut. Prosessista helpon Rautavaaran kunnan näkökulmasta tekivät säännölliset palaverit ja tehokas viestintä. Kaiken kaikkiaan koko ratkaisu palveluiden ulkoistamisesta on ollut toimiva ja kunnalla on tunnistettu, että Savon ICT-palvelut veivät projektin maaliin erittäin tehokkaasti.
Uusi kumppani tuo mukanaan myös uudenlaista näkemystä ICT-kokonaisuuden hoitoon ja kehitykseen. Asiakasta kokonaisvaltaisesti palveleva kumppani kertoo näkemyksiään ja kehityskohteita, mutta osaa myös sanoa mikä on tärkeää missäkin hetkessä.
”Toimintaa pitää kehittää, mutta kehitystyö vaatii aina myös euroja, jotka pitää ennakoida jo budjetin laatimisvaiheessa. Asiantuntevan kumppanin kanssa voidaan valita ne oikeasti kriittiset kehitettävät asiat ja aikatauluttaa tulevaisuuteen ne, jotka eivät ole vielä akuutteja. Kunnan palveluiden kehitystyötä on ehdottomasti tulevaisuudessa tarkoitus jatkaa yhteistyössä Savon ICT-palveluiden kanssa”, sanoo Ahonen.
Uuteen kumppaniin ja sen myötä uudenlaisiin toimintatapoihin on Rautavaaran kunnalla totuttu nopeasti. Oma ICT-tukihenkilö oli tietysti lähes kaikille vuosien varrelta tuttu kasvo, joka oli totuttu soittamaan paikalle aina haasteen hetkellä. Nyt käytänteenä on, että viikossa yksi on lähitukipäivä ja muulloin tuki on käyttäjien saatavilla etänä.
”Savon ICT-palvelut palvelevat kuitenkin todella hyvin myös etäyhteyksien välityksellä. Lisäksi meillä on nyt käytössä koko heidän talonsa osaaminen, joka varmasti parantaa sekä kehittää myös jatkossa meidän toimintaamme. Toimintaa helpottaa, kun saatavillamme on laajemmat hartiat asioiden hoitamiseen”, summaa Ahonen.
Rautavaaran kunta on tunnettu monipuolisesta ja ainutlaatuisesta luonnostaan sekä erilaista luontokohteista, kuten Tiilikkajärven kansallispuistosta, Kiparin näköaloista ja Metsäkartanon monipuolisista alueista. Kunnassa on 1 476 asukasta ja kunnan palveluksessa työskentelee yhteensä noin 75 työntekijää. Alueen ihmiset tunnetaan sydämellisinä ja lämminhenkisinä.
Rautavaaran kunta, Kiparin alue