Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tältä sivulta löydät ajantasaisen tietosuojaselosteen sekä rekisteriselosteet.

Savon ICT-palvelut Oy:n tietosuoja

Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojasäännösten, tietosuoja-asetuksen (GDPR), muun lainsäädännön sekä tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Kehitämme säännöllisesti toimintatapojamme.

Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

Tietosuoja ja yksityisyys on meille erittäin tärkeä asia.

  • Käsittelemme henkilötietoja aina huolellisesti ja ammattitaidolla.
  • Suojaamme henkilötiedot tarkoituksenmukaisilla teknisillä ratkaisuilla.
  • Henkilötietojen käsittely on aina suunnitelmallista sekä lain mukaista. Keräämme vain toiminnassamme tarvittavia henkilötietoja.
  • Pyrimme aina toimimaan läpinäkyvästi.

Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, jotka ovat yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Se, mitä henkilötietoja keräämme, riippuu siitä mitä palveluitamme käytät. Alla on esimerkkejä tiedoista, joita rekisterimme voi sisältää.

Yleiset tiedot

Keräämme sinusta tietoja tunnistaaksemme sinut ja pitääksemme sinuun yhteyttä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Työnantajasi tiedot

Yleensä keräämämme henkilötieto perustuu Savon ICT-palvelut Oy:n ja henkilön työnantajan asiakassuhteeseen. Siksi keräämme tiedon myös työnantajastasi.

Palveluihimme liittyvät tiedot

Kun tuotamme asiakkaillemme ylläpito- ja asiantuntijapalveluita, tallennamme tuotettuihin palveluihin liittyviä tietoja, joita voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tikettijärjestelmässämme olevat tukipyynnöt, laitteen sijainti verkossa, laitteelle kirjautuneiden käyttäjien käyttäjätunnukset sekä tieto laitteelle nimetystä käyttäjästä.

Joskus asiakkaamme haluavat viitetiedoksi erilaisiin raportteihin (esim. laskuille) käyttäjät, joille olemme laitteita toimittaneet. Täten myös nämä tiedot tallennetaan järjestelmiimme.

Miten keräämme henkilötietojasi?

  • Suoraan sinulta: Keräämme tietojasi, kun olet yhteydessä asiakaspalveluumme tai käytät palveluitamme.
  • Työnantajaltasi: Tuotamme palveluita julkisen hallinnon organisaatioille ja asiakasyrityksemme toimittavat meille tietoja henkilöstöstään ja/tai muista luonnollisista henkilöistä, jotka liittyvät asiakkaallemme toimitettavaan palveluun. Riippuen tilanteesta nämä tiedot saattavat olla osa asiakasyrityksemme henkilörekisteriä ja Savon ICT-palvelut Oy toimii rekisterin käsittelijänä. Joissakin tilanteissa tietoja saatetaan tallentaa myös meidän asiakasrekisteriimme.
  • Verkkosivuilta: Esimerkiksi kotisivumme voi käyttää evästeitä palvelukokemuksesi optimointiin.
  • Yhteistyökumppaneiltamme: Voimme saada yhteystietoja laitetoimittajalta takuuhuollon suorittamista varten tai esimerkiksi vakuutusyhtiöltä rikkoutuneen laitteen huoltamista varten. Voimme myös tehdä markkinointiviestintää yhdessä yhteistyökumppaniemme kanssa.
  • Teknisistä järjestelmistä: Tuottaessamme erilaisia palveluita käytämme järjestelmiä, joiden avulla pystymme ylläpitämään käyttämiäsi laitteita. Nämä ylläpitojärjestelmät voivat kerätä tietoa laitteista ja nämä tiedot liittyvät myös sinuun laitteen käyttäjänä. Tällaisiin tietoihin voi kuulua laitteen verkkosijainti ja fyysinen sijainti sekä laitteen käyttöön liittyvät tiedot.

Miten käytämme henkilötietojasi?

  • Myynti ja asiakkuuden hoitaminen: Käsittelemme henkilötietojasi tunnistaaksemme sinut asiakkaaksemme, kommunikoidaksemme kanssasi ja lähettääksemme sinulle esimerkiksi sähköpostia palveluihimme liittyen.
  • Liiketoiminnan kehittäminen: Käsittelemme henkilötietojasi muun muassa kehittääksemme liiketoimintaamme sekä palveluitamme.
  • Markkinointi: Keräämme ja analysoimme henkilötietoja lähettääksemme tietoja palveluistamme tai muita viestejä, jotka saatat kokea hyödyllisiksi. Lisäksi voimme myös parantaa verkkosivustomme käyttäjäkokemusta henkilötietojesi perusteella.
  • Palveluiden tuottaminen: Tarvitsemme henkilötietojasi, jotta voimme tuottaa sinulle palveluita. Esimerkiksi Helpdeskimme tarvitsee henkilötietojasi tunnistaakseen sinut palvelun käyttäjäksi.
  • Tilastointi: Hyödynnämme keräämäämme tietoa myös tilastojen tekemiseksi ja oman toimintamme mittaamiseksi ja kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi aina jollain seuraavista lainmukaisista perusteista:

  • Olet antanut meille suostumuksen käsitellä tietojasi. Suostumus voidaan antaa esimerkiksi käyttämällä palveluitamme tai olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
  • Tietojesi käsittely on tarpeen, jotta voimme panna toimeen esimerkiksi työnantajasi kanssa tekemämme sopimuksen.
  • Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolien oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tämä voi tarkoittaa muun muassa tilannetta, jossa käsittelemme tietojasi estääksemme petoksen tai ylläpitääksemme tietojärjestelmiemme turvallisuutta.
  • Käsittely on tarpeen suojellaksemme sinun tai toisen henkilön elintärkeää etua.
  • Käsittely on tarpeen noudattaaksemme meitä koskevia lakisääteisiä velvollisuuksia.

Automaattinen päätöksenteko

Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa joissakin palveluissamme, esimerkiksi palvelupyyntöjen automaattisessa käsittelyssä. Automaattinen päätöksenteko perustuu meille annettuihin tietoihin.

Tietojen säilyttäminen ja turvallisuus

Olemme sitoutuneet huolehtimaan tietojesi turvallisuudesta muun muassa hyvällä tietojen hallinnalla ja huolellisella henkilötietojen käsittelyllä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, fyysisiä, oikeudellisia sekä organisatorisia toimenpiteitä tietojesi suojaamiseen. Kaikki palveluntuottajat, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia sekä tässä Tietosuojaselosteessa kuvattuja toimenpiteitä.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tietosuoja- ja rekisteriselosteissa mainituissa käyttötarkoituksissa ellei pidempää säilytysaikaa vaadita tai sallita laissa.

Henkilötietojesi luovuttaminen kolmansille osapuolille

Ilman suostumustasi emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille ellei jokin seuraavista ehdoista täyty:

  • Tietojen luovuttaminen perustu lakiin, säädökseen tai Savon ICT-palvelut Oy:ta sitovaan sopimukseen.
  • Savon ICT-palvelut Oy:lla ja kolmannella osapuolella on sopimus henkilötietojen käsittelystä.
  • Henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä jonkin Savon ICT-palvelut Oy:n sinulle tai työnantajallesi tuottaman palvelun toteuttamiseksi. Esimerkiksi lisenssitilauksen yhteydessä voidaan joutua luovuttamaan loppuasiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot toimittajalle.

Henkilötietojesi kansainvälinen siirtäminen

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti vain Euroopan Unionin (EU) ja Euroopan Talousalueen (ETA) alueella. Jotkin kumppanimme saattavat kuitenkin olla sijoittautuneita kolmansiin maihin. Saatamme esimerkiksi siirtää henkilötiedoiksi luokiteltavaa tietoa tietojenkäsittelijöille jotka tarjoavat pilvipalveluita Yhdysvalloissa tai muualla EU/ETA -alueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Tietokeskus on tehnyt erillisen, tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttävän datankäsittelysopimuksen kyseisen kumppanin kanssa tai siirto tehdään EU:n hyväksymän sopimuksen puitteissa (esimerkiksi Privacy Shield).

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus muun muassa tarkistaa rekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisen tiedon korjaamista, oikeus tietojen poistamiseen sekä oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@savonict.fi.

Rekisterikohtaiset tiedot

Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Savon ICT-palvelut Oy
Riistakatu 5 A
74100 IISALMI
Y-tunnus 2417854-0

Yhteystieto rekisteriä koskevissa asioissa
tietosuoja@savonict.fi

Rekisterin nimi

Savon ICT-palvelut Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin tietosisältö

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Savon ICT-palvelut Oy:n liiketoiminnan, palvelutuotannon ja asiakassuhteiden hoitaminen. Tähän kuuluu myös muun muassa Savon ICT-palvelut Oy:n tarjoamien palveluiden myynti ja markkinointi.

Rekisteri sisältää tietoa Savon ICT-palvelut Oy:n henkilöasiakkaista sekä asiakasyritysten yhteyshenkilöistä seuraavasti:

  • Nimi
  • Asiakastunnus / käyttäjätunnus Savon ICT-palvelut Oy:n tai Savon ICT-palvelut Oy:n kumppaneiden palveluihin
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Palvelutapahtumien tiedot ja niihin liittyvät kirjaukset (tiketöinti)
  • Henkilöön liittyvien laitteiden tietoja
    • Laitteen sarjanumero
    • Laitteen kirjautumishistoria
    • Sijaintitieto
    • Verkkosijainti
    • Laitteen ja hallintajärjestelmän keräämä lokitieto
  • Yhteydenpito, mm.
    • Kirjeet, sähköpostit ja pikaviestit
    • Puhelut (tunnistetiedot ja nauhoitteet)
  • Työnantaja tai muu liittyvä organisaatio
  • Ostohistoria sekä osto-, maksu- ja toimitustapahtumaan liittyvät tiedot
  • Asiakaspalvelun ohjaustiedot
    • Suoramarkkinointikiellot
    • Palvelutapahtumatiedot
  • Henkilön toimintaan Savon ICT-palvelut Oy:n ja Savon ICT-palvelut Oy:n kumppanien palveluissa liittyviä tietoja
    • Evästeet
    • Lokitiedot

Rekisteriin ei tallenneta Tietosuoja-asetuksen tarkoittamia arkaluonteisia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröidyn luovuttamat tiedot
  • Savon ICT-palvelut Oy:n asiakasyrityksen luovuttamat tiedot Savon ICT-palvelut Oy:n palveluita käyttävistä henkilöistä
  • Palveluiden tuottamiseen käytetyt järjestelmät, kuten tiketöintijärjestelmät
  • Tietokeskuksen verkkosivut

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietokeskus luovuttaa henkilötietoja vain rekisteröidyn suostumuksella, voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa tilanteissa sekä tilanteissa, joissa henkilötiedon luovuttaminen on välttämätöntä Savon ICT-palvelut Oy:n asiakkaalleen tuottaman palvelun toteuttamisessa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä voidaan siirtää tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkiksi Savon ICT-palvelut Oy:n käyttäessä pilvipalveluita, jotka sijaitsevat kolmansissa maissa.

Tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle edellyttää että

  • Kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai
  • rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai
  • rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksensa siirtoon

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Palvelimet, joilla tietoja käsitellään, on sijoitettu tiloihin, joissa on riittävä fyysinen suojaus. Lisäksi palvelimet on suojattu palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä menetelmillä.
  • Järjestelmiin, joissa henkilötietoja käsitellään tai tallennetaan, kirjaudutaan aina henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Tunnustenhallinnalla valvotaan, että rekisteröityjen tietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt.
  • Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen.
  • Asiakirja-aineisto säilytetään tiloissa, jossa on kulunvalvonta ja tallentava videovalvonta.
  • Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävä aineisto siirretään salattuna.
  • Henkilötietoja käsitteleville henkilöille järjestetään säännöllisesti tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvää koulutusta.